CHAMPIONNAT REGIONAL EPA REUNION – EVENEMENT DIGITAL – février à juin 2020

ILL EPA CHAMPIONNAT LIVE FACEBOOK

4eme édition du Championnat régional EPA Réunion

Nous avons été retenus dans le cadre de l’appel d’offre lancé par Shenaz Zadvat-Ghanty, Présidente d’EPA Réunion pour l’organisation amont, pendant et aval du Championnat régional EPA Réunion, événement majeur pour l’association.
Notre stratégie de communication et les actions liées visaient :
– la création d’une identité de marque forte, unique, facilement identifiable par les publics-cibles,
– le large déploiement du Concours régional des mini-entreprises afin de provoquer l’engagement des jeunes, des écoles, collèges et lycées ne s’étant pas engagés cette année et fidéliser ceux et celles qui ont participé à ce dispositif innovant et concret,
– la transformation des partenaires, entreprises et jeunes engagés dans le dispositif en ambassadeurs engagés du dispositif.

Il s’agissait également pour nous de rendre le Concours régional des mini-entreprises incontournable pour les acteurs de l’économie régionale et de l’emploi.
Face à la pandémie Covid19, nous avons repensé le format de l’événement. Il était impensable pour EPA Réunion de ne pas donner les moyens aux jeunes mini-entrepreneurs d’aller au bout de leurs projets. Nous avons donc pris la décision de reformater le Championnat et de le faire évoluer en événement digital. Le championnat a eu lieu le 23 juin 2020 sous forme d’événement digital. Une première pour EPA Réunion dont la résilience et le succès de ce moment fort ont connu un fort écho dans les médias.

Un nouveau format, le digital 

Afin de maintenir l’esprit du Championnat régional traditionnellement composé d’une partie salon, d’une partie pitch puis d’une partie Remise des trophées, nous avons imaginé deux tours de sélection dans le cadre du concours digital. La candidature au premier tour du Championnat régional, possible grâce à la remise de deux livrables – une vidéo – format libre sur le projet – ainsi qu’un dossier de synthèse complémentaire dont nous avons fixé la structure – a été notée par chaque membre du jury selon des grilles de notation élaborées par nos soins et transmises par ceux-ci au cours d’une période précise par mail. Suite à la moyenne de l’ensemble des notes, 9 mini-entreprises ont été sélectionnées. Ces mêmes mini-entreprises se sont donc présentées au second tour. Chacune a pu défendre son projet en visioconférence privée devant le jury réuni en présentiel puis être notée selon de nouvelles grilles de notation. La moyenne des trois notes (video, dossier de synthèse, oral) a permis d’annoncer les lauréats de chaque catégorie – collège, lycées et BTS – lors de l’événement réalisé en visioconférence « semi-publique » le 23 juin 2020, le grand public ayant la possibilité de suivre l’événement via un facebook live retransmis depuis la page EPA Réunion.

Pour ce faire, nous avons donc :    

  • reformaté les visuels créés par nos soins avant le confinement (affiche, bannières mails…),
  • actualisé le dossier sponsoring Championnat régional,
  • créé un nouveau rétroplanning détaillé,
  • réalisé une vidéo pour la mise en avant des partenaires d’EPA Réunion,
  • créé une chaîne Youtube EPA Réunion destinée à héberger les vidéos reçues dans le cadre du Championnat régional,
  • accompagné et suivi les mini-entrepreneurs et leurs professeurs sur les nouvelles modalités du concours (avec notamment l’ajout des intro/outro sur certaines vidéos),
  • réalisé une vidéo du parrain Laurent Encatassamy (contenu, réalisation et montage) afin de motiver les jeunes mini-entrepreneurs et les pousser à franchir les obstacles liés au contexte Covid19,
  • intégré l’ensemble des vidéos reçues dans le cadre du concours ainsi que celles des mini-entreprises primaires ou celles qui ne se sont pas positionnées sur le championnat sur les réseaux sociaux sur la chaîne Youtube EPA Réunion,
  • instauré et validé de nouveaux critères et modalités de notation pour les membres du jury – grilles de notation,
  • organisé deux tours de sélection,
  • réalisé des documents d’information à destination du Conseil d’administration.
  • réalisé un dossier de presse ainsi qu’une invitation presse à destination des journalistes invités en présentiel lors de l’événement lui-même,
  • réalisé les différents types de diplômes ainsi que les attestations devant être remis aux professeurs et établissements participants ou non au concours.

Nous avons préparé les interventions de chaque acteur en amont de l’événement digital et assuré la partie logistique de l’événement le jour J (23 juin 2020). Enfin nous avons réalisé une Video Les Moments forts du Championnat régional que nous avons intégrée sur la chaîne Youtube EPA Réunion.

Retrouvez les informations complémentaires concernant cet événement sur le site EPA Réunion 2020

[ Notre action avant le confinement ]

Initialement prévu le 21 avril 2020 à la Nordev, le Championnat régional a été reporté plusieurs fois du fait du contexte Covid.
Avant l’annonce du confinement, nous avions réalisé :

  • la charte de l’événement, 
  • l’affiche du Championnat,
  • le Save the date 
  • le mail d’invitation personnalisé pour les partenaires, les membres du jury, les représentants de l’Education nationale
  • 2 formulaires de réponses à l’invitation à destination de deux publics-cibles différents
  • différentes bannières mail,
  • la rédaction du process d’intégration des bannières en signature de mail avec insertion de lien (vers le formulaire, vers la page facebook…) avec déclinaison du proces pour MAC.
  • les posts des informations principales sur la page Facebook d’Entreprendre pour Apprendre Réunion 
  • le programme de la veille et de l’événement lui-même avec la Nordev : organisation des salles, restauration, système électrique, éléments de stand, son sur 2 niveaux, ajout d’écrans, sécurité, secourisme, affichage, chaises,
  • le déroulé détaillé du jour J avec les prestataires ainsi que la gestion des jeunes,
  • le dossier de sponsoring (voir version finale dans « Notre action suite au nouveau format du Championnat » plus bas),
  • le mail de sollicitation à destination des personnes identifiées en amont en accord avec EPA Réunion pour être membres du jury,
  • le visuel d’un Totebag ainsi que l’organisation de la livraison du nombre d’unités souhaité par EPA Réunion.

Suite à l’annonce du confinement, nous avons réalisé :

  • le courrier d’annulation à la Nordev,
  • les posts liés communiqués sur la page Facebook d’EPA Réunion.